COVID-19: Conseils et soutien pour les acteurs de la culture, de l'événementiel et des loisirs

Les mesures prises par les autorités afin d’assurer une gestion efficace de la crise sanitaire du Coronavirus (COVID-19) ont des conséquences sur de nombreux domaines d’activité. Les secteurs de l'événementiel et des loisirs ont été parmi les premiers à être touchés. Cependant, de nombreuses options restent encore à la disposition des organisateurs pour planifier leur avenir.

L’équipe Smeetz a tenu dès les premières annonces de restrictions liées à la crise COVID-19 à prendre toutes les mesures nécessaires pour soutenir les organisateurs dans les secteurs de l'événementiel, des loisirs et de la culture.

Dans la première partie de cet article, nous abordons certaines questions qui restent sans réponse :

  • Dois-je annuler ou reporter mes offres ?
  • Si j'annule, comment puis-je gérer cela ?
  • Et si je reporte ?
  • Serai-je remboursé ? Totalement ? Partiellement ?

Dans la deuxième partie de cet article, nous aimerions proposer une série d'actions possibles pour aider les organisateurs à traverser cette période particulière et à être prêts pour des jours meilleurs.

  • Vendre des cartes-cadeaux, des bons et des paquets.
  • Mettre en place des campagnes de dons.
  • Proposer des événements/ateliers en ligne.
  • Échanger avec votre communauté.
  • Être créatifs (vidéos, blogs, tutoriels, etc.).

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Partie 1: Annuler ou reporter mon événement ou activité

Annuler un événement ou une activité n’est pas une décision facile à prendre pour un organisateur. Certains organisateurs ont eu l’opportunité de reporter, tandis que d'autres n’ont simplement pas eu d’autres choix que d'annuler. Dans les deux cas, la tâche n'est pas facile en termes d'organisation et de communication.

Le report d'une offre présente de nouveaux risques et ajoute une charge de travail supplémentaire, mais il donne aux organisateurs une nouvelle chance de présenter leur travail.

Nous soutenons tous les organisateurs en ces temps difficiles et souhaitons les aider à gérer l'annulation ou le report de leurs offres de la meilleure façon possible.

Comment gérer l’annulation de mon événement ou activité

Annuler une activité ou un événement peut représenter une perte de revenus considérable pour un organisateur. Car nous pensons que la solidarité doit rester une priorité en ces temps difficiles, Smeetz offre les frais d'annulation à tous les organisateurs touchés par une interdiction.

Seuls les frais de remboursement chargés par des services de paiement tiers ne pourront être rétrocédés à l’organisateur (i.e. frais de remboursement Visa, Mastercard, etc.).

Communication et demande de dons

Il est essentiel de communiquer l’annulation à l’intégralité des participants au plus vite. L’annonce de l’annulation doit se faire premièrement via vos réseaux.

Vous pouvez ensuite contacter tous les participants qui ont déjà acheté un billet directement à partir de votre Pro Smeetz Account> "Gestionnaire des participants" > "Envoyer un email aux participants sélectionnés".

Vous trouverez plus d'informations au lien suivant sous "Vue des participants": https://knowledge.smeetz.com/fr/attendee-manager

Vous pouvez également profiter de nos intégrations avec Hubspot, Mailchimp et autres outils de CRM pour contacter les participants. Si vous préférez utiliser votre propre boîte email, vous pouvez simplement exporter la liste des participants en format XLS avec les adresses email.

Cette communication peut être l’occasion de faire appel à la solidarité de vos participants. Vous pouvez proposer à vos participants de renoncer à une partie ou à la totalité du remboursement en solidarité avec votre organisation. Au moment de procéder à l’annulation, vous pourrez sélectionner le montant à rembourser.

Nous vous recommandons de récolter les demandes d’annulation à l’aide d'un formulaire en ligne avec les champs suivants:

  • Adresse email
  • Prénom
  • Nom
  • Référence de réservation
  • Montant à rembourser

N’hésitez pas à mentionner une date limite de réponse pour vous aider à collecter les réponses plus rapidement. Voici un exemple réalisé avec Google Form: exemple de formulaire lors d'une annulation

Gestion des annulations et remboursements

Vous pouvez gérer les annulations et les remboursements directement depuis Smeetz. Les utilisateurs seront automatiquement remboursés du montant souhaité, sans que vous ayez à faire de transfert bancaire ou d’autres manipulations. Vous trouverez la marche à suivre en suivant le lien suivant :
https://knowledge.smeetz.com/fr/cancel-booking

Notre équipe est également à votre disposition pour vous accompagner dans ce processus.

Comment gérer le report de mon événement ou activité

Le report d’une activité ou d’un événement peut représenter une charge de travail considérable pour un organisateur, c'est pourquoi notre équipe est à votre disposition pour vous accompagner dans ce processus.

Voici une liste des actions que vous pouvez entreprendre grâce à Smeetz pour optimiser la gestion et la communication de ce report.

Communiquer sur le report

Plusieurs éléments sont à considérer lors de communication du report d’un événement. Tout d’abord il faut informer et rassurer les participants sur la validité de leurs tickets. Une fois la nouvelle date fixée, infomez l’équipe de Smeetz afin de renvoyer les billets avec la nouvelle date à tous les participants.

Bien que l’objectif soit d’encourager les participants à conserver leurs billets, il se peut que des personnes souhaitent tout de même être remboursées. Informez donc les participants sur les moyens de vous contacter en cas de demandes de remboursement. 

Nous vous recommandons de récolter les demandes de remboursement à l’aide d'un formulaire en ligne avec les champs suivants:

  • Adresse email
  • Prénom
  • Nom
  • Référence de réservation
  • Montant à rembourser

N’hésitez pas à mentionner une date limite de réponse pour vous aider à collecter les réponses plus rapidement. Voici un exemple réalisé avec Google Form: exemple de formulaire lors d'un report

Bien que dans la situation actuelle les causes du report sont évidentes, informez votre clientèle sur la situation et les mesures que vous avez prises. Même si la situation est particulièrement difficile pour vous, n’hésitez pas à faire preuve d’empathie envers les participants en s’excusant des potentiels désagréments.

Contacter les participants directement depuis Smeetz

Vous pouvez envoyer un e-mail groupé à tous les participants qui ont déjà acheté un billet directement depuis votre Pro Smeetz Account > "Gestionnaire des participants" > "Envoyer un email aux participants sélectionnés".

Vous trouverez plus d'informations au lien suivant sous "Vue des participants": https://knowledge.smeetz.com/fr/attendee-manager

Contacter les participants par email

Vous pouvez également profiter de nos intégrations avec Hubspot, Mailchimp et autres outils de CRM pour contacter les participants grâce à la synchronisation des contacts. Si vous préférez utiliser votre propre boîte email, vous pouvez simplement exporter la liste des participants en format XLS avec les adresses email.

Contacter les participants sur les réseaux sociaux

Nous vous recommandons également d’utiliser les réseaux sociaux pour communiquer le report de votre offre. Si vous aviez par exemple créé un événement Facebook, la publication directe sur cet événement est un bon moyen d'atteindre certaines des personnes intéressées. Cela permet également à votre public d'interagir avec vous en public et en privé.

Nous vous recommandons également de ne pas supprimer l’événement Facebook, mais d'ajouter la mention “Repoussé”/”Reporté” au titre, dans la description, et/ou dans le visuel de celui-ci. Vous pouvez trouver cet événement utile pour partager plus d'informations à un stade ultérieur et recontacter ceux qui ont montré un intérêt pour votre événement.

Gérer les demandes de remboursement

Si des personnes souhaitent se faire rembourser leurs billets, Smeetz offrira également les frais d'annulation à l’organisateur. Seuls les frais de remboursement chargés par les services de paiement tiers ne pourront être rétrocédés (i.e. frais de remboursement Visa, Mastercard, etc.).

Vous pouvez gérer les annulations et les remboursements directement depuis Smeetz. Les utilisateurs seront automatiquement remboursés du montant souhaité, sans que vous ayez à faire de transfert bancaire ou d’autres manipulations. Vous trouverez la marche à suivre en suivant le lien suivant :
https://knowledge.smeetz.com/fr/cancel-booking

Notre équipe est également à votre disposition pour vous accompagner dans ce processus.

Changement de date sur la plateforme

Une fois la nouvelle date fixée, contactez notre équipe technique (customer.success@smeetz.com) pour procéder au changement effectif de date sur la plateforme et renvoyez les tickets aux participants.

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Partie 2: Comment générer du revenu pendant cette période

Cette seconde partie d’article a pour objectif d’offrir des pistes afin de continuer d’offrir vos services, d’anticiper vos revenus, de garder contact avec votre clientèle et de préparer le retour à la normale. Nous vous encourageons à faire preuve d’inventivité en cette période particulière.

Proposez des bons, pré-ventes et paquets

Il vous paraît probablement difficile de continuer à collecter du revenu alors que votre activité est à l’arrêt. Nous vous proposons pourtant d’anticiper vos revenus en proposant à vos clients des bons et pré-ventes à prix avantageux.

En effet, vos clients fidèles seront sûrement intéressés à vous soutenir en réservant des tickets à l’avance si la date est flexible et/ou si vous leur proposez un prix avantageux. Ce concept a notamment montré son succès dans l’artisanat et la restauration.

Bons / Cartes cadeaux

Grâce à notre système de réservation, vous pouvez désormais vendre des bons qui pourront être échangés à l'avenir par vos clients. L'avantage de ces bons est qu'ils sont entièrement automatisés et liés à votre système de billetterie. Vous percevez l'argent directement au moment de leur vente et, plus tard, pendant une période de temps définie à l'avance, ils peuvent être utilisés par l'utilisateur final pour réserver parmi vos offres.

Afin d’encourager vos clients à acheter ces bons et vous permettre de continuer de générer du revenu pendant la fermeture, nous vous encourageons à vendre ces bons à un prix légèrement inférieur à leur valeur (ex. CHF 50 de bon au prix de CHF 40). 

Pour plus d'informations sur comment rejoindre Smeetz et vendre des bons cadeaux: https://knowledge.smeetz.com/fr/sell-gift-cards

Paquets et offres groupées

Il est également possible de vendre des offres groupées et des paquets grâce à Smeetz. Vous pourrez décider de mettre en vente plusieurs de vos activités, soirées ou concerts à un prix avantageux afin d'assurer des ventes pour des activités et soirées moins demandées. Ces packages sont une opportunité supplémentaire de proposer des offres particulièrement avantageuses pour vos clients et booster vos revenus.   

Vous pouvez contacter notre équipe (customer.success@smeetz.com) pour avoir plus d’informations sur la création de bons et paquets.

Proposer vos activités et événements en ligne

Probablement comme certains d'entre vous, beaucoup de vos clients sont coincés chez eux à chercher des moyens d'occuper leur temps libre. Les réseaux sociaux, les outils de communication en ligne et les plateformes de streaming sont devenus le principal lien avec nos parents, nos amis et le monde extérieur.

En quelques jours le nombre d’activités proposées en ligne a explosé: l’enseignement se fait en ligne, les instructeurs de yoga et de fitness proposent leurs services en vidéo, les chorales et professeurs de chant partagent des exercices en ligne, etc. Même les DJs et boîtes de nuit diffusent leurs soirée en ligne.

Les réseaux sociaux et les plateformes de streaming n'ont jamais été aussi populaires. Profitez de cette occasion pour toucher de nouvelles personnes en faisant preuve de créativité (vidéos, tutoriels, articles, créations personnelles, etc.)

Ces solutions peuvent vous permettent de continuer certaines de vos activités et surtout de garder contact avec votre clientèle (et pourquoi pas faire appel à leur solidarité). Ces événement en ligne peuvent être offert gratuitement (suivi ou non d’un appel au don) ou accessibles uniquement aux personnes ayant préalablement acheté un ticket en incluant le lien pour la vidéoconférence dans la confirmation de réservation.

Différents outils sont à votre disposition pour proposer vos services payants ou gratuits en ligne:

  • Les outils de vidéoconférences (Skype, Zoom, etc.) sont parfaits pour continuer de proposer des leçons individuelles, cours en groupes, ateliers et workshops.
  • Les plateformes de streaming (Youtube, Vimeo, etc.) sont idéales pour proposer des tutoriels, ateliers, et partager des vidéos.
  • Les réseaux sociaux: Facebook et Instagram vous donnent la possibilité de faire des “directs” (publics ou privés pour vos membres) et d’ainsi proposer à votre communauté des leçons de groupe, tutoriels en live, concerts, etc.

Lancer une campagne de dons

Vous pouvez faire appel à la solidarité de votre réseau si l’arrêt forcé de vos activités ou l’annulation de votre événement menace la pérennité de vos activités. La manière la plus directe de le faire et de proposer à vos client de renoncer entièrement ou partiellement au remboursement de leur billet comme expliqué en section 1. 

Nous vous proposons également de faire des demandes de dons en créant des tickets sur Smeetz avec des valeurs de donations diverses. Ces tickets peuvent offrir ou non une contrepartie symbolique telle qu’une carte ou vidéo de remerciement, une affiche collector, etc.

Pour qu’une campagne de dons soit efficace il est judicieux de préparer une communication soignée. Les deux éléments clés de cette communication sont premièrement les raisons précises de cette campagne et, deuxièmement, les fins auxquelles les dons seront utilisés. 

Vous pourrez ensuite partager votre campagne sur vos réseaux sociaux et par email aux membres de votre communauté.

Rédigez des blogs et articles

Les organisateurs d’ateliers, cours et workshops peuvent également continuer de partager leur expertise dans des articles et blogs.

Les articles postés sur votre site sont bien sûr d’excellents moyens de garder contact avec vos clients mais sont également un moyen d’attirer du trafic sur votre site internet. La rédaction de contenu adressant des thématiques-clés peut être également bénéfique à votre référencement sur les moteurs de recherche.

Préparez le retour à la normale et apprenez des choses nouvelles

Cette période est pour nous tous une occasion de préparer le retour à la normale. Préparer une communication efficace vous aidera à rapidement relancer vos activités. Nous profiterons donc de cette période pour publier d’autres articles comprenant des conseils pour votre communication et marketing digital.

Profitez aussi de cette période pour prendre contact avec nos experts en communication et prendre le temps d’en apprendre plus sur le marketing digital ( FB ads, SEO, Google Ads, CRM, etc…)

Mesures de soutien des autorités cantonales suisses

Des mesures spécifiques ont été prises dans certains cantons pour soutenir les acteurs du divertissement et du secteur culturel. Vous trouverez les mesures générales ou spécifiques par canton aux liens ci-dessous.

Vaud

Genève

Fribourg

Valais

Neuchâtel

Jura

Berne

Get in touch with our experts

Nous espérons que cet article vous aura été utile et sera une source d'inspiration pour la gestion de vos activités en ces temps particuliers. L’équipe Smeetz vous assure son soutien pendant cette période difficile et se réjouit de continuer cette collaboration.

Nous serions heureux d'entrer en contact avec vous. Voici comment nous joindre:

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